後藤さえ

　公的経営支援や民間のコンサルティングを通じて、ここ数年ITやデジタル・ツールを取り入れることで予想を上回る効果を上げ、或る条件を満たせば、かなり大きな経営改善の原動力になることをほぼ確信している。今日はその事例を紹介するが、守秘義務があるので、かなりオブラートに包んだ書き方をすることについてはご了承いただきたい。

　私自身ITの出身ではないし、ここで言う「IT」や「デジタル・ツール」というのは、その会社用にカスタマイズしたシステムではなく、大企業の事務系会社員なら、通常使っているエクセルや共有フォルダ、クラウドサービスのことである。ただ高齢化が進んだ多くの中小企業においては、メールやホームページがせいぜい限界であって、受発注や伝票管理もまだまだ紙・FAXが多く、事務作業に忙殺されている。「何が原因で業績が悪化したのか」自社で特定できなかったり、何か暗雲が立ちこめていると気づいたりしながらも、改善や解決に踏み切る決定打がなく、そのままずるずる赤字を続ける会社も少なくない。だから余計にIT導入、経営管理のデジタル化改革をやろうとしない。

　もちろん、IT化が「効率化」だけなら、余り意味がない。社員数を削減すればコストは下がって一旦黒字になるが、戦力を失い販売力や品質管理力を担保できなくなるのと同じである。「効率化した時間と労力を何に充てるか」、「効率化以外にどんな活用をしているか」、がIT導入の成否を分けるポイントといえよう。以下、三つの事例を挙げてみる。

 

【例１】本当に違反が減った！（流通業A社）

　同社では、他の多くの同業者と同様、トラック・ドライバーの管理を課題としていた。当然ながら就労時間はそれぞれ一人で活動しており、会社組織の一員という意識も薄いため、様々な運行規定・法規及び社内規定を守ろうという雰囲気も弱い。そこで、ユニフォーム着用や毎日の点呼などの基本行動からチェックして行動改善を試みたが、いままでやっていなかったこと、それも簡単な毎日の習慣のようなことを、敢えてチェックする会社のやり方に、反抗する人も現れた。

　しかし、会社には根気強い説明と継続を要請、またチェックを行うだけでなく、チェック回数をエクセルに記録し、月次でグラフを作ってみた。出勤日数と違反のあった日数を二本一組にし、違反日の多い人順に並び替えただけの、極簡単な棒グラフ。しかし、これを事務所に貼りだしたところ、一ヶ月後は反抗した人だけが突出して違反日が多く他のメンバーは違反が激減、その次の月には反抗した人でさえ違反日が減少。ドライバーの中には「速度を守る意識ができてきた」という、当たり前でありながら、なかなか維持できないことの達成を喜ぶ声も出てきた。今でもチェックと貼りだしは継続しており、その結果発表を注視する社内の雰囲気がでてきている。

　数字とグラフでの結果は、営業活動にも効果的である。「当社ではこのような管理をしている」「違反者はありません！」といえる計測数値も、利用するクライアントにとっては、安全・安心の付加価値である。現在同社はサービス品質改善の継続と、営業活動強化に注力している。

 

【例2】表彰制度で会議が活発に！（運輸業B社）

　飲酒運転や過労が原因で引き起こされる交通事故の惨事が起る度、安全管理のための規制が厳しくなる運送業界では、様々な運行データの記録や保管が義務づけられている。荷主から直接依頼を受ける大手運送業の二次請けの立場で業務を受託する多くの中小企業にとっては、こういった運行管理も管理そのものがコストも含めて負担になっている。そのため、せっかく取得し蓄積したデータを分析したり、それをサービス改善に繋げたりする発想がなかなか起らない。また、仮に起ったとしても、実現・実行する時間や労力、またはITスキルが伴わない。一方、現場で働くドライバーは多くの規制や規則で縛られ、会社への愛着や忠誠心といった感情がなかなか育たず、疲労感の中で小さいミスも起りやすい。

　そこで、取得している運行データを用いて、一定期間の順位を競わせ、社内表彰を実施することを提案した。表彰の基準となる数値の選別や選考基準については、色々議論をした上で、皆が納得する方式をたたき出し、結果を社内会議で発表、表彰することを始めた。すると、誰の主観も入らないデータで導かれた結果を評価されたことに対して、表彰されたメンバーはやる気になり、ただ集まっているだけの定期会議から、発言が見られるようになった。また、この表彰制度導入だけに起因しているわけではないが、業績が安定成長基調に入った。

 

【例3】報告書の共有化で提案型に！（広告業C社）

　独自のデータを武器に、マーケティング・サービスを手がけている同社では、営業メンバーのコミュニケーションツールを電話と紙に頼っていた。通常の連絡だけでなく、日報・週報・月報共に社内保管も物凄い量になり、毎回集計するのも大変であり、会議をするための集計で一仕事となっていた。そこで、クラウドサービスを用いた異営業所間のデータ共有、営業目論見と実績のリアルタイムでの更新・共有を同じフォームで行い、常に社長が全体を見られるように（ごくごく簡単なエクセルだが）提案してみると、やはり週次・月次の集計業務負荷が目に見えて小さくなり、印刷される（ミスプリント含め）紙の量も大幅に減った。また、印刷して配布されるまで分らなかった他メンバーの状況も、共有場所を閲覧することでスピーディーに把握できるだけでなく、同社の課題であった「提案型」サービスへの意欲も積極的に取り入れる空気が高まってきた。

　複数拠点間での文書共有は、すでに当たり前のように行われいると認識されているかもしれないが、案外「何からやればいい？」「どうすればいい？」「誰か教えてくれないと…」「年配のメンバーを説得するには…」と、導入に躊躇する組織は少なくない。中小企業が不安に思うIT導入を、一緒に取り組むことで、よりスムーズで実現可能なレベルからのスタートが可能となった。

 

　いずれの例も、単に効率化だけでなく、「可視化」「数値化」による問題点やその程度への気づき、そこから「改善」「競争」といった「意欲」を生んでいることが窺える。また、その意欲が一時的なもので終わらないように、会社としての次の目標や夢に近い方向性まで指し示せていると、社員も具体的に「何をすべきか」「まずは何がゴールか」がイメージできて、取り組みやすく、すぐに小さい達成感を堪能できる。

　経営者は従業員に対し、少ないコストでできるだけ沢山働いて欲しいと願い、従業員は逆に沢山お給料をもらって、楽に働きたいと願う。この希望のギャップは今後も埋まることがないだろうが、そんな企業組織の中で、業務中だけでも同じ目的に向かい、自らに与えられた役割と目標を具体的にイメージし、中立的に評価を受けられれば、労使共にハッピーである。さらに良い雰囲気の中で業務に取組み、短期と長期目標が明確なら、気持ちも充実しながらOn/Offを使い分けることができるようになる。まさに、今盛んに叫ばれる「働き方改革」で有効な、アナログ面での満足・意欲を引き出す不思議のツールとなりえるのだろう。

 

＜プロフィール＞
後藤さえ
株式会社チアーマンサポート　代表取締役
一般社団法人東京都中小企業診断士協会中央支部　執行委員・国際部副部長
ミラサポ・東京都信用保証協会　登録専門家