髙野　武彦

　マイナンバー制度については本コラムでも既に今年5月にその概要を紹介していますが、本年10月からのマイナンバー通知が迫る中事業者の対応がまだまだ進んでいない状況を踏まえマイナンバーについて事業者が留意すべき事項を再度説明します。

1.マイナンバーの取得に際しての留意事項
　●従業員等からマイナンバーの提供を受けるときには、「源泉徴収票の作成事務に使用します」などの利用目的の通知・公表を行う必要があります。また、マイナンバーの提供を受ける際には本人の身元確認と番号確認を行わなければなりません。身元確認に際しては運転免許証やパスポートなど写真の入った公的な身分証明書の提示を受ける必要があります。番号確認に際しては、本年10月1日以降に各家庭に送付される「通知カード」の提示を受けます。
　●マイナンバーの提供を受けたときは、必ず、いつ、誰が、誰からのマイナンバーを取得したかなどの記録を残します。そして取得したマイナンバーは安全管理措置を講じて保管します。
　●マイナンバーの取得に当たっては事務取扱担当者(責任者)を決めます。そして本人確認を行う際の業務手順書を作成します。従業員以外の外部の個人支払先については取得する都度、身元確認と番号確認が必要です。

2.マイナンバーの利用・提供に際しての留意事項
　●マイナンバーの利用は法律で定められた目的以外には使用できません。社員番号のかわりにマイナンバーを使うことなどは禁止されています。
　●マイナンバーの使用は事務取扱担当者に限定して、事務取扱担当者以外にマイナンバーを利用する事務を行わせたり、マイナンバーを見せてはいけません。
　●マイナンバーを利用したときは、いつ、誰が、何の目的で使用したかを必ず記録します。

3.マイナンバーの保管・廃棄に際しての留意事項
　●取得したマイナンバーは、安全管理措置を講じて保管する必要があります。電子データで保管する場合は、暗号化やパスワードの設定等の安全対策が必要です。また紙媒体やメモリーカードなどの電子媒体に保管する場合は金庫に保管します。ただし、特別に高度なセキュリティやコストがかかる方法を無理に導入することはありません。
　●法定保存期間がある帳票にマイナンバーが記載されている場合は、法定保存期間中は安全に保管しますが、期限が切れたら必ず廃棄・消去することが必要です。廃棄・消去に際しては、紙媒体の場合は溶解・焼却を、電子媒体の場合は完全に破壊して復元不可能な状態にします。
　●マイナンバーを廃棄した場合には、必ず記録を残します。

4.マイナンバーを外部に委託するに際しての留意事項
　●中小・零細事業者は、源泉税徴収票の発行や年金関係事務等のマイナンバーに係る事務を税理士や社会保険労務士などに委託することが一般的です。このようにマイナンバー関連事務を外部に委託する場合、委託先の監督義務は委託した事業者にあります。外部の委託先を選定する場合は委託先が問題なくマイナンバーを管理できるかを見極めることが求められます。
　●委託先との間では安全管理に関する委託契約を締結します。委託契約には以下の条項を盛り込み、委託先が適切にマイナンバー管理を行うよう規定します。
　　・秘密保持契約
　　・目的外利用の禁止
　　・再委託における条件
　　・漏えい等が発生した場合の委託先の責任
　　・従業者に対する監督・教育
　　・契約終了後のマイナンバーの返却または廃棄
　　・契約書で規定した事項の順守事項の報告

5.まとめ
　以上、マイナンバーの取得・利用・廃棄の流れに際しての留意事項を説明しました。マイナンバー対応で最も重要なことは、現在でも社内で事務処理が行われている税や社会保険に関する書類にマイナンバーを記載して関係する役所に届け出ることです。中小・零細事業者にとっては今までよりも多少事務負担は増加することになりますが、対応出来ないことではありません。
　繰り返しになりますが、マイナンバーの安全管理措置については政府からガイドラインが示されており、その遵守が求められています。社内に安全管理に関する方針を策定して、業務手順書のようなルールを整備するとともに、事務取扱担当者や責任者を定めて組織全体で対応することが求められています。
　マイナンバーへの対応方法は以下に記載する関係省庁等のホームページでも紹介されていますので参考にしてください。肝心なことは早めに準備を進めることです。わからないことや不安なことがあれば、お知りあいの中小企業診断士等の支援者にまず聞いてみてください。

＜ご参考：マイナンバーに関する関係省庁等のURL＞
内閣官房(社会保障と税番号制度
　http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/
国税庁社会保障・税番号制度＜マイナンバー＞について
　http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/
厚生労働省
　http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000063273.html
政府広報オンライン
　http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/index.html
一般財団法人日本情報経済社会推進協会　マイナンバー対応支援
　http://www.jipdec.or.jp/project/mynumber_support.html

■髙野　武彦（たかの　たけひこ）